关于印发《海南省〈社会保险业务档案管理规定（试行）实施办法〉》的通知
关于印发《海南省〈社会保险业务
档案管理规定（试行）实施办法〉》的通知
琼人社发〔2011〕295号 ( 备案号:QSF-2011-210012)
各市、县、洋浦经济开发区、人力资源和社会保障（人事劳动保障）局、档案局、地方税务局：
为贯彻人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》，根据《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（人社厅发[2010]55号）要求，海南省人力资源和社会保障厅、海南省档案局、海南省地方税务局联合制定了《海南省〈社会保险业务档案管理规定（试行）实施办法〉》，现印发给你们，请遵照执行。
二○一一年十一月十四日
海南省《社会保险业务档案管理规定
（试行）》实施办法
第一章 总则
第一条 为加强社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案的真实、完整和安全，维护参保对象的社保权益，根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《海南市档案管理办法》的有关规定，结合我省实际情况，制定本实施办法。
第二条 全省各级依法管理社会保险业务档案的社会保险业务经办机构（以下简称各级社会保险经办机构）和社会保险费征收机关，适用本实施办法。
第三条 本实施办法所称社会保险业务档案（以下简称社保业务档案），是指社会保险经办机构和社会保险费征收机关在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料。
第四条 省、市（县）人力资源和社会保障行政部门负责本辖区社保业务档案管理工作的组织领导，各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关负责社保业务档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作，并接受同级档案行政管理部门的业务指导。
第二章 机构与职责
第五条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应明确分管社保业务档案的领导，将社保业务档案工作列入领导的议事日程。设立综合档案室，配备具有档案专业知识或持有上岗证书的档案管理人员，集中统一管理各种门类和各种载体的档案。
第六条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应建立健全和认真落实社保业务档案归档、移交、保管、保密、利用、鉴定、销毁等档案管理制度，保证社保业务档案归档齐全完整，保管安全，存放有序，有效利用，严防毁损、遗失和泄密。
第七条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应建立档案工作岗位责任制，把社保业务文件材料的收集、整理、移交工作纳入相关的工作程序，列入相关人员的岗位责任，并严格考核，确保应归档文件材料的真实、准确和完整。
第三章 整理与归档
第八条 社保业务档案实行业务部门预归档原则。各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关业务部门应遵循社会保险业务工作的流程，本着谁办理、谁整理、谁归档的原则，按照《社会保险业务文件材料归档范围与保管期限表》（附件2）规定的归档范围，及时对已办结的社保业务文件材料进行积累、规范整理，完成预归档工作，并依据实际情况定期向本单位综合档案室移交。
业务部门和综合档案室在进行档案交接时，要认真核对移交清单，并履行签章手续。移交清单一式两份，业务部门和综合档案室各存一份。
第九条 综合档案室在接收各业务部门移交的预归档档案后，应检查案卷质量是否符合要求，并进行统一的编号编目工作，完成最终的归档工作。
第十条 社保业务档案分类应按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便整理归档、保管和检索利用为原则，采用“年度-险种-业务环节”的分类方法进行分类、管理。
社保业务文件材料类别及其代码分别为：社会保险管理类（Sgl）、社会保险费征缴类（Szj）、养老保险待遇类（Syl）、医疗保险待遇类（Syb）、失业保险待遇类（Ssb）、工伤保险待遇类（Sgs）、生育保险待遇类（Ssy）、社会保险业务统计报表类（Stj）、社会保险稽核监管类（Sjh）。
第十一条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应依据《社会保险业务文件材料归档范围与保管期限表》对社保业务文件材料进行分类、组卷。不同年度、不同险种、不同业务环节的社保业务文件材料应归入不同案卷，不得混合组卷。
第十二条 社保业务档案的保管期限分为永久和定期两种，定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。各种社保业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务文件材料归档范围与保管期限表》执行。
社保业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十三条 社保业务文件材料以“件”为单位进行装订，装订时，主表在前，附件在后；审核结果在前，审核依据在后；重要凭证在前，次要凭证在后。每件文件之间应保持有机联系、衔接有序。装订成册的统计报表，可视为一“件”。
以件为单位装订的文件，应在文件首页上端空白处的居中位置加盖档号章（见附件1的图示1），并填写相关项目。
第十四条 页号的编写。以“件”为单位编写页号，有书写内容的页面应编写页号，正面编写在其右上角，背面编写在其左上角。
第十五条 归档的社保业务文件材料应规范编制卷内目录与案卷目录（见附件1的图示2、3），规范填写卷内备考表、案卷盒封面及案卷盒盒脊（见附件1的图示4、5、6）。
各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应采用档案行政管理部门推广的专业档案管理软件对档案目录进行录入，为日后准确快速的提供利用创造条件。
第十六条 社保业务档案案卷采用无酸纸盒包装。各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应统一到省档案服务中心购买或定做，以便统一格式，保证档案盒制成材料的质量。档案盒的外表面规格为：305㎜×220㎜，厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜四种。特殊文件材料可定制特殊的档案盒包装。
卷内目录、案卷目录、卷内备考表规格为297㎜×210㎜（A4纸规格）。
第十七条 各类社保业务文件材料中涉及电子文件、数码照片、录音、录像材料的，应按《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）、《海南省数码照片档案管理暂行规定》和《海南省音像档案管理暂行规定》进行归档保存。
第四章 管理与利用
第十八条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应设置专门的档案库房，集中保管社保业务档案。
库房应配备温湿度测量、除湿、空气调节、灭火、吸尘、消毒来菌等设备。认真做到防火、防高温、防强光、防水、防潮、防盗、防尘、防虫、防污染等。
第十九条 综合档案室应建立必要的登记和统计制度，对档案的接收、移出、保管、利用等情况进行准确的统计。
第二十条 属永久和定期100年保存的社保业务档案在各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关保管满10年后，应向同级档案馆移交。保管条件不符合要求的经办机构和社会保险费征收机构，可提前向同级档案馆移交。
第二十一条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应加强社保业务档案信息化建设，在设计开发社会保险业务管理信息系统时，应充分考虑档案管理的要求，逐步实现经办业务与档案归档管理的一体化。
第二十二条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应建立档案借阅制度，依法为参保单位、参保个人提供档案信息查询服务。查阅利用档案应办理借阅手续。借阅档案应在阅览室内进行，因特殊情况需要将档案借出的，须经保管单位分管领导批准。
第五章 鉴定与销毁
第二十三条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应对保管期限已满的社保业务档案进行鉴定。
鉴定工作应由社会保险经办机构和社会保险费征收机关相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及同级人力资源和社会保障行政管理部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第二十四条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关对经过鉴定可以销毁的档案，应编制销毁档案清册，报同级人力资源和社会保障行政部门备案，经各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构和社会保险费征收机关应派2人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第六章 奖惩
第二十五条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关应根据《中华人民共和国档案法》、《海南市档案管理办法》的要求，按照国家和我省有关规定对在社保业务档案收集、整理、保管、抢救和提供利用等工作中做出突出贡献的档案人员给予表彰和奖励。
第二十六条 各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（四）违规提供、抄录档案，泄漏单位或者个人信息的；
（五）违反社保业务档案管理有关规定和国家档案法律、法规的其他行为。
附则
第二十七条 省级社会保险经办机构和社会保险费征收机构可根据本办法的规定，结合工作实际，制定实施细则，报省人力资源和社会保障厅、省档案局备案。
第二十八条 本办法由海南省档案局、海南省人力资源和社会保障厅、海南省地方税务局按职责分工进行解释。
第二十九条 本办法自发布之日起施行。
附件
1：档号章式样；卷内目录式样；案卷目录式样；卷内备考表式样；案卷封面式样；案卷盒脊式样
2：社会保险业务文件材料归档范围与档案保管期限表
