关于印发《海南省流动人员人事档案管理服务实施细则（暂行）》的通知
QSF－2017－210005
中共海南省委组织部
海南省人力资源和社会保障厅
关于印发《海南省流动人员人事档案管理服务实施细则（暂行）》的通知
琼人社发〔2017〕104号
各市、县、自治县党委组织部、政府人力资源社会保障局,省直各有关单位：
现将《海南省流动人员人事档案管理服务实施细则（暂行）》印发给你们，请认真贯彻执行。在实际工作中有何问题或建议，请及时向省人力资源社会保障厅反映。
联系人：陈五洲 联系电话：65375107
中共海南省委组织部 海南省人力资源和社会保障厅
2017年5月5日
（此件主动公开）
海南省流动人员人事档案管理服务实施细则
（暂行）
为进一步加强全省流动人员人事档案管理服务工作, 统一服务标准，根据中组部、人力资源社会保障部等5部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务的通知》（人社部发〔2014〕90号）、《关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》（人社部发〔2016〕44号）和《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）等文件精神,制定本实施细则。
一、流动人员人事档案范围
具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。
二、流动人员人事档案管理服务机构
（一）流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经县级以上（含县级）人力资源社会保障部门授权的单位管理。
（二）其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案，严禁个人保管本人或他人档案。
三、档案接收
（一）接收原则
流动人员申请户籍所在地存档的，由其户籍所在地的公共就业和人才服务机构（以下简称公共人才机构）负责；申请工作所在地存档的，由用人单位注册地的同级公共人才机构负责。
1．机关和事业单位非在编人员、非公有制企业和社会组织聘用人员、以及外国企业常驻代表机构中方雇员的档案，由其现工作单位所在地或户籍所在地公共人才机构接收管理。
2．辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员，以及与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员,重新就业的应当在就业单位报到后，按照干部人事档案转递的有关规定，将档案转至有关的组织人事部门保管；未就业或者重新就业单位不具备保管条件的，由原工作所在地或户籍所在地公共人才机构接收管理。
3．未就业的大中专毕业生，自费出国留学及其他因私出国（境）人员，自由职业或灵活就业人员，以及其他实行社会管理人员的档案，由其户籍所在地公共人才机构接收管理。
各级公共人才机构不得拒绝符合申请条件的流动人员申请档案接收。
（二）接收步骤
1．申请
流动人员以户籍地为由申请的，须提供本人有效身份证件和户口本；以工作所在地为由申请的，须提供原工作单位辞职、辞退或解除（终止）劳动合同等证明或新工作单位劳动合同、社保缴费清单。委托他人或单位申请的，须提供符合规范的委托书、介绍信和经办人有效身份证件。
2．核实
公共人才机构在接到申请后，核实相关申请材料及存档单位资质。对不符合接收条件的，应及时告知申请人或委托人，并说明原因。
3．调档
对已确认存档单位具有人事档案管理权限的，开具《流动人员人事档案调档函》（见附件1）；对未确认存档单位具有人事档案管理权限的，应确认其权限后再发函调档，或将该档案转至当地公共人才机构再行调档。
4．收档
（1）流动人员存档单位须通过机要或派专人转递档案，不得交由本人自带。
（2）查验存档单位开具的《流动人员人事档案转递通知单》（见附件2），登记档案转出单位、时间和转档缘由。
5．档案审核
（1）档案管理人员须核对档案目录、档案内容和《流动人员人事档案转递通知单》等材料，确保档案材料真实可靠、完整齐全。
（2）发现档案中有虚假材料的，查明情况，按有关规定严肃处理。
（3）档案中缺少部分关键材料，但不会导致一人多档的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，填写《流动人员人事档案缺少材料登记表》（附件3）后予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。
（4）档案材料严重不全，可能导致一人多档且无法补全的，应退回原存档单位，同时告知申请人。
6．接收登记
（1）对通过审核的档案，填写《流动人员人事档案托管合同》（见附件4），办理档案托管。档案管理部门应填写档案回执，盖章后寄回原存档单位。部分材料尚未补全的，应在回执中注明，档案审核材料应及时归入档案并做好审核信息登记。
（2）对接收的档案，必须建立接收人事档案登记台帐，及时准确登记档案人的姓名、性别、出生时间、身份证号码、档案转入时间、转档单位等信息。
（3）对登记后的档案应及时交档案管理人员入库管理，档案管理人员应在接收登记台帐签字确认，登记台帐永久保存，以便核查。
四、档案材料收集、整理和存放
（一）档案材料的收集应按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）和《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）的要求执行。
（二）公共人才机构要对档案材料认真整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
1．材料分类。按照《干部档案整理工作细则》(组通字〔1991〕11号)第四章要求进行分类。
2．材料排序。应根据档案材料形成时间先后和内容的主次关系进行排序。
3．材料编目。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式，编写详细的档案材料目录。
4．复制与加工。材料载体变质、字迹退色不清或破损时，应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料应核对无误，并注明复制单位和日期。
5．材料装订。装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除，再理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。
6．材料调整。档案管理服务机构不再办理转正定级、档案工资记载、调整相关手续。
（三）档案的存放
1．设施要求。建立坚固的专用档案库房，配备铁质档案柜，配置必要的办公和安全防护设备。档案库房、查阅室和档案人员办公室应三室分开，不得在库房内阅档或办公。
2．人员要求。具体从事人事档案管理人员必须政治上可靠、作风正派、责任心强，具备档案管理专业知识，熟悉人事人才政策法规，并定期进行知识更新和专业培训。严格遵守党和国家的保密制度，不准私自携带人事档案材料离开档案库房，个人不得私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的，视情节轻重，予以严肃处理，直至追究法律责任。
3．防护要求。根据《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）第六章要求执行。
五、档案查阅和出具证明
（一）查阅
1．查阅范围
（1）国家机关、事业单位招考录用审查需要查阅的档案。
（2）公安、检察、法院、纪律检查、监察、国家安全等国家机关因侦查、审理等需要查阅有关人员的档案。
（3）经存档人同意后，具有人事档案管理权限的用人单位因工作需要查阅的档案。
（4）无人事档案管理权限的单位不得查阅档案，可由存档人向公共人才机构申请复印档案中不涉及保密部分的相关材料，了解本人基本情况。
2．查阅要求
（1）查阅流动人员人事档案应填写《查阅流动人员人事档案审核表》（见附件5），经档案管理部门审核同意后查阅档案。查阅单位应申明查阅理由，档案管理部门根据《干部档案工作条例》等有关规定和需要确定所需提供的档案材料。
（2）查阅单位应派专人（两名以上、中共党员）持单位介绍信及有效身份证件查阅。任何人不得查阅本人及其亲属的人事档案。
（3）查阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，对档案内容应严格保密，保障个人隐私不受侵犯。不准从中抽走档案材料，不准交无关人员和存档人员本人翻阅，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者追究法律责任。
（4）需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。
（5）不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，登记在《查阅流动人员人事档案审批表》中，经档案管理部门审核同意后，方可复制。复制的材料由档案管理部门注明出处和日期，并加盖公章。
（二）出具证明
1．出具证明范围
流动人员存档证明（如《流动人员人事档案托管证明》见附件6）、现实表现及其他各类与人事档案相关的证明。
2．出具证明的要求
（1）公共人才机构应确保出具证明的内容与档案实际记载相关内容一致。对档案中无记载的证明，应在相关材料补齐归档后出具；对超出档案管理服务范围的证明不予出具。
（2）档案管理人员应认真核实出具事由、本人有效身份证件，委托他人或单位申请的须提供符合规范的委托书、介绍信和经办人有效身份证件。
六、档案调出
（一）申请
流动人员档案调出时，原以户籍地为由存档的，须提供调档函、本人有效身份证件；原以工作所在地为由存档的，须提供调档函、本人有效身份证件和辞职、辞退或解除（终止）劳动合同等证明（或原单位同意调出函）。委托他人或单位申请的，须提供符合规范的委托书、介绍信和经办人有效身份证件。
（二）核实
公共人才机构在接到申请后，核实相关申请材料及发函单位资质。发函单位有人事档案管理权限的，可以调出；发函单位无人事档案管理权限或无法确认的，不予调出档案，并及时告知申请人或委托人。
（三）调出
办理档案调出时，档案管理人员须仔细核对档案目录与内容是否一致，确保一次性转出全部材料。随附《流动人员人事档案转递通知单》，同档案一并转出。档案转出后，应及时关注档案转递情况，登记《人事档案材料转递通知单回执》和机要单情况，更新信息管理系统，并定期核查。流动人员人事档案调出应通过机要寄达，如调出和调入单位在同一地区，可协商派人事专员送取。转递档案时不再开具行政（工资）介绍信。
七、其他
（一）严格落实取消收费规定。档案管理服务机构要不折不扣地贯彻落实取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费的决定。
（二）本实施细则自2017年5月9日起施行。
