办理因公出国手续流程

从2014年6月25日开始，我省开始在新发公务、公务普通电子护照中全面添加指纹信息，实现我省全面签发含指纹的电子护照。持有省外侨办颁发的密钥的专办员凭密钥登陆系统申报因公出国团组、查询团组进度。具体流程如下：

一、建立用户

尚未建立用户的单位无法登录系统，需先申报本单位及下级单位组织机构代码，成功建立用户。

二、确认专办员

向省外事侨务办推荐本单位因公出国专办员。专办员经省外侨办审核通过，获发密钥，凭密钥登陆系统。

三、登录系统填报团组数据

（一）登录系统。领取密钥时请从省外侨办系统管理员处获取“因公出国网上申报管理系统登录指引”。

（二）填报团组数据。

1.初次登录系统，请先观看系统“帮助视频”。

2.填报因公出国团组数据前，团组成员如无有效电子护照，请先获取该成员数字照片编号、本人亲笔签名以及指纹信息（请参阅本流程中的“特别提醒”）。

3.团组数据成功上报后，从系统中导出申报任务批件表单“因公出国团组申报表”和“团组成员基本信息”；申办护照签证表单“申请出国护照签证事项表”和“办理护照申请卡”。

四、同时递交申报任务批件和申办护照签证纸质材料

（一）申报任务批件材料报外事管理处。从系统中打印出的“因公出国团组申报表”和“团组成员基本信息”，由本单位领导签名并加盖公章。其它材料按“申办因公出国、赴港澳任务批件所需材料”提供。 

（二）申办护照签证材料报领事处。从系统中打印出的“申请出国护照签证事项表”和“办理护照申请卡”。申请卡上贴好团组人员的身份证复印件和已上传的照片，并请团组人员在“办理护照申请卡”上签名；已有有效旧照者，不需上传照片和签名，也不需要采集指纹信息。其它材料如下：

1.参加省外组团的须提供省外组团单位任务批件或任务通知书复印件；参加省外培训团组还需提供国家外国专家局出具的任务批件或出国（境）培训审核件的复印件；省外参加我省组团的须提供参团单位任务确认件。 

2.如持有旧护照需归还后方可申请新照。

3.邀请函复印件。

4.签证所需材料及份数均应按各国使(领)馆要求提供；所有签证材料及团长签证表需另提交复印件各1份；由外交部统办签证的，还需多加一套签证材料复印件，以及《申请出国签证事项表》1份。

五、任务审批及护照签证办理

出访任务获得批准后，系统将以手机短信方式通知专办员；同时，外管处将把任务批件转交领事处正式受理护照签证材料；只办护照不办签证的（免签或省外组团），护照办妥（5个工作日）后，系统将以手机短信方式通知专办员。

六、签证事项说明

(一) 签证所需时间由使(领)馆决定，各国使(领)馆签证所需时间各不相同。送往广州领馆的签证材料,往返路途时间一般需1个星期，再加上领馆的工作所需时间；送往驻北京大使馆的签证材料，往返路途时间一般需2个星期；由外交部统一送办的，再增加3-5个工作日。签证返回后，系统将以手机短信方式通知专办员领取。

(二) 虽然申根签证在26个申根区国家都被视为有效，但是有几个问题要注意：第一，任务批件没有批准的国家，按规定不能往访;第二，同时出访几个申根国家，要向停留时间最长即主访国家申请;如果时长相同，则向第一入境国申请，并提供所有拟出访的申根国家的日程安排、主访国邀请函原件和其他往访国家的邀请函复印件;第三，申根签证的有效期和停留期一般都是按照申请的时间发给，最多只多出1-2天的时间。如果行程有改变，还须重新申请。因此，前往申根国家，必须事先做好行程安排，按照实际出访时间申请签证。

(三) 凡前往申根国家的人员，必须购买“申根国家医疗保险”；在进入申根国家时务必携带保险单原件，以便机场边检人员检查；如未能出示有效证明，边检人员将有权拒绝入境；在申请签证时，需按使领馆要求提供保险单原件或复印件。 

购买保险要求：该保险必须在所有申根国家有效，保险有效期限至少长于在外停留时间1天（前往意大利的保险有效期限应为2天+出访+2天），并且保额应不少于3万欧元。 

保险区域：所有申根国家地区(需英文注明)

保险名称：医疗/意外保险证明 

保险服务：包括紧急求援、住院费用、转运回国等

(四) 因公前往未建交国家须请示外交部后向指定代办国家申办。　　

七、护照的领取、保管及归还等  

（一）各组团单位对出访人员进行外事纪律教育后，凭单位介绍信领取护照和签证，并请在介绍信上注明已对出访人员进行了外事纪律教育。 

（二）缴交护照押金。

（三）领取护照后请认真核对持照人的中、英文姓名，性别、出生日期、出生地点等信息。

（四）出访人员归来后，请在7天内按规定将护照退还省外侨办领事处保管；愈期未退还，省外侨办将在三个月内不受理该单位因公出国申请。

（五）领取护照后请妥善保管。因故未出境者，派出单位应及时收缴其护照，并退还省外侨办保管;三个月内未执行完出访任务的，需写出书面说明。

（六）未经批准自持因公护照通过不正当渠道获取签证者，注销护照，并视情节送有关部门处理。

（七）护照遗失、被窃，当事人应立即向当地公安机关报案；如在国外遗失被窃，当事人应立即报我驻当地使（领）领馆，并尽快将遗失护照的详细情况书面报告有关申办护照单位。

特别提醒：

一、数字照片编号的获得

因公电子护照对持照人照片质量要求高，请专办员仔细阅读《因公电子护照数字人像采集注意事项》。外交部护照数字照片库仅保存照片两个月，此时间内如不能办好护照则数字照片编号作废。

持照人电子照片经外交部授权的因公电子护照检测系统检测合格后打印出确认单，方可获得数字照片编号。持照人的电子照片可进入www.mrtdephoto.com或www.mrtdephoto.net网站进行检测，也可携带刻有电子照片的光盘，到省外侨办（641房）进行检测。

二、持照人签名上传

电子护照上需有持照人的签名。出访人员应在《办理护照申请卡》的指定方框内(注意：需在方框内正中处)亲笔签名，不得代签。若出访人员出差在外，可通过传真方式将签名提供给专办员(必须笔划清晰)。签名以占方框的60%-80%为宜，太大、太小或不居中均可能造成签名扫描不成功，将退回重新填报。 

各申办单位需配置1台扫描仪（能扫描A4纸大小，只扫描签名区域，扫描出PNG格式，图片大小20K以内），用于扫描持照人签名。具体操作可参见《签名处理办法》。

三、持照人指纹信息的采集及上传

各自办单位由专办员为申请人采集指纹，通过“因公出国网上申报管理系统”上报。同时，为确保我省因公护照指纹采集工作的顺利开展，省外侨办在办证大厅设有备用指纹采集岗位。个别申请单位指纹采集设备发生故障或因其他原因不能成功采集申请人指纹时，省外侨办启用备用指纹采集岗位为申请人采集指纹。专办员在采集指纹时，请参考省外侨办下发的《生物信息采集指导手册》，并严格按照《海南省因公电子护照指纹采集业务规范实施细则》操作。

电子护照如在通关时遇到芯片读取失败，根据国际民航组织有关规定，该护照将作为普通护照使用;在境外遇到此类问题，请速报我办领事处，联系电话：65334154，13337659060。